Comienza agosto y con él, una excelente oportunidad para revisar la contabilidad del año antes del último trimestre. Muchos autónomos no aprovechan todas las ventajas fiscales a su alcance simplemente por desconocimiento. Aplicar correctamente los gastos deducibles puede suponer un ahorro sustancial y legal en tu próxima declaración de la renta o trimestral. Desde Tributario Contable, te explicamos cuáles son los gastos deducibles de autónomos menos conocidos, cómo aplicarlos y qué errores evitar.
¿Qué condiciones debe cumplir un gasto para ser deducible?
Para que un gasto pueda ser deducido fiscalmente por un autónomo, debe cumplir tres requisitos básicos, según la Agencia Tributaria:
- Estar afecto a la actividad económica: Es decir, tiene que estar relacionado directamente con tu trabajo como autónomo.
- Estar debidamente justificado: Se necesita una factura completa con todos los datos obligatorios (nombre, CIF, dirección, descripción del servicio, etc.).
- Registrado contablemente: El gasto debe figurar en los libros contables que presentes ante Hacienda.
No cumplir con alguno de estos requisitos puede suponer la pérdida de la deducción e incluso sanciones.
Gastos deducibles poco conocidos para autónomos
Gastos de suministros si trabajas desde casa
Muchos autónomos trabajan desde su domicilio habitual, lo que permite deducir parte de los suministros como luz, agua, gas, internet o teléfono. Según la Ley 6/2017, puedes aplicar un 30% sobre el porcentaje de superficie de la vivienda que has afectado a tu actividad. Por ejemplo, si trabajas desde una habitación que representa el 20% de tu casa, puedes deducir un 6% de tus facturas de suministros (30% del 20%).
Dietas y manutención
Puedes deducirte hasta 26,67 €/día en territorio nacional y hasta 48,08 €/día en el extranjero, siempre que:
- Comas fuera del domicilio habitual y del municipio.
- El gasto esté pagado por medios electrónicos (tarjeta, transferencia).
- El establecimiento tenga factura con todos los requisitos fiscales.
Este tipo de deducción es útil para reuniones fuera o jornadas laborales intensas, pero exige buena justificación.
Seguro médico del autónomo y familiares
Se puede deducir la prima del seguro de salud hasta un máximo de 500 € por persona (autónomo, cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan). Esta deducción se aplica en el IRPF y es especialmente útil para quienes optan por seguros privados.
Formación profesional y reciclaje
Cursos, seminarios, másteres y certificaciones relacionados con tu actividad son deducibles, incluidos los costes de inscripción, material, libros o desplazamientos. Además, también puedes deducir formación online, siempre que puedas justificar su vinculación con tu actividad profesional.
Licencias, software y herramientas digitales
Gastos como licencias de software profesional (Microsoft 365, Canva Pro, Notion), almacenamiento en la nube, suscripciones a plataformas de diseño, CRM o contabilidad, son 100% deducibles si se usan para la actividad profesional.
Comisiones bancarias y plataformas de pago
Todos los costes derivados de mantener cuentas profesionales, pasarelas de pago, servicios de TPV o PayPal Business se consideran deducibles. Es fundamental separar tus cuentas personales de las profesionales para no mezclar movimientos y facilitar su declaración.
Gastos relacionados con web, marketing o publicidad
Puedes deducir el coste de tu dominio, hosting, campañas de publicidad online (Google Ads, Meta Ads), servicios de community manager o redacción SEO.
Equipamiento y material de protección
Si trabajas en sectores que requieren ropa específica o material de protección (EPIs), puedes deducir su coste. Esto incluye mascarillas, guantes, calzado de seguridad, uniformes, etc., siempre que estén justificados como necesarios para tu actividad.
Teléfono móvil y vehículo
Puedes deducirte una parte proporcional del teléfono si usas una sola línea para actividad profesional y personal. Si el uso es exclusivo, puedes deducir el 100%. En cuanto al vehículo, solo podrás deducir gastos si puedes demostrar su uso profesional, como en actividades de reparto, visitas a clientes o servicios técnicos.
Trámites externalizables
Muchos autónomos no saben que los costes asociados a la externalización de trámites fiscales, laborales o contables son totalmente deducibles, siempre que estén correctamente justificados. Delegar modelos tributarios, la gestión de nóminas o la contabilidad a una asesoría profesional no solo ahorra tiempo y errores, sino que también puede ayudarte a reducir tu carga fiscal.
¿Qué riesgos existen si Hacienda rechaza una deducción?
Intentar deducir un gasto sin que cumpla los requisitos legales puede generar consecuencias más serias de lo que muchos autónomos imaginan. Hacienda revisa con detalle las deducciones aplicadas, y si detecta alguna que considera improcedente, pueden derivarse los siguientes riesgos:
- Pérdida del derecho a la deducción aplicada: El gasto se considera no deducible, por lo que se incrementa la base imponible o la cuota a pagar del periodo en cuestión. Esto puede alterar toda la liquidación presentada.
- Revisión de ejercicios anteriores: Si el gasto cuestionado forma parte de un patrón o si la Agencia Tributaria considera que se ha actuado con dolo o negligencia, puede abrir una inspección que revise hasta los últimos cuatro años fiscales, ampliando el problema inicial.
- Sanciones económicas: Si Hacienda concluye que ha existido una infracción tributaria (por ejemplo, deducir gastos personales como si fueran profesionales), puede imponer sanciones que oscilan entre el 50 % y el 150 % de la cantidad indebidamente deducida, dependiendo de si hubo o no intencionalidad.
- Intereses de demora: Además de la sanción, se añaden intereses de demora sobre el importe a regularizar, lo que aumenta aún más el coste total.
- Pérdida de credibilidad fiscal: La reiteración de errores o deducciones forzadas puede afectar negativamente a la imagen fiscal del contribuyente, aumentando la probabilidad de futuras revisiones o inspecciones.
Por eso, es fundamental contar con asesoramiento profesional especializado para aplicar únicamente las deducciones que realmente se ajustan a la normativa y defenderlas en caso de requerimiento.
Consejos para aprovechar al máximo los gastos deducibles
- Mantén tus libros contables al día.
- Separa tus cuentas bancarias personales y profesionales.
- Conserva las facturas completas y justificantes de gasto.
- Digitaliza tus documentos y archívalos al menos durante 4 años.
- Consulta con tu asesoría cada trimestre para revisar las novedades fiscales.
Conocer y aplicar correctamente los gastos deducibles como autónomo no solo te ayuda a pagar menos impuestos, sino que también protege tu negocio ante una inspección. Desde Tributario Contable, te ofrecemos asesoría fiscal personalizada y adaptada a tu actividad.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué gastos puedo deducir como autónomo en 2025?
Puedes deducir todos los relacionados con tu actividad profesional que estén justificados, afectos a tu trabajo y registrados contablemente.
¿Puedo deducir gastos sin factura?
No. Solo los gastos con factura completa y válida son deducibles. Un ticket no es suficiente para justificar ante Hacienda.
¿Los cursos online también son deducibles?
Sí, siempre que estén relacionados con tu actividad económica y estén debidamente justificados.
¿Qué pasa si me deduzco un gasto que Hacienda no acepta?
Te expones a sanciones, devoluciones y revisiones retroactivas. Mejor prevenir que corregir.
¿El autónomo puede deducir el alquiler de su vivienda?
Solo si ha declarado ante Hacienda el porcentaje afecto a su actividad y cumple los requisitos legales.